Saltar al contenido 
En un entorno empresarial donde la continuidad operativa es fundamental, surgen circunstancias que pueden interrumpir el normal flujo de actividades comerciales. En Colombia, uno de los desafíos más comunes es el facturación de contingencia en situación de problemas técnicos, interrupciones en la conexión a internet o fallos en las plataformas de facturación autorizadas por la DIAN. Para garantizar la legalidad y la transparencia de las operaciones comerciales, se establecen protocolos y mecanismos que permiten emitir facturas de contingencia sin afectar la cumplimiento normativo. Este tipo de facturas no solo representa una herramienta de resiliencia empresarial, sino un soporte para la continuidad de las operaciones incluso en momentos críticos. En este artículo, exploraremos paso a paso el procedimiento para gestionar la facturación de contingencia en, enfocándonos en cada una de las etapas que permiten cumplir con las regulaciones vigentes.
La necesidad de emitir facturas de contingencia surge especialmente en contextos de emergencia o en situaciones donde el sistema de facturación autorizado no está disponible. La DIAN, en ese marco, ha establecido un conjunto de criterios claros que deben seguirse para asegurar la validez de estos documentos. Aunque pueden parecer complicadas, las etapas de la facturación de contingencia en están diseñadas para ser entendibles y aplicables por cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector. Es vital entender los aspectos legales, técnicos y operativos para evitar sanciones o incompatibilidades con la normativa establecida. La clara comprensión de los pasos a seguir permite no solo cumplir con la regulación, sino también mantener la confianza de los clientes, proveedores y autoridades.
La notificación a la DIAN
Antes de emitir facturas de contingencia, es necesario informar a la DIAN sobre la situación que impide el uso del sistema habitual. Esto se logra mediante la presentación de una carta notificando la interrupción del servicio y solicitando la autorización para emitir facturas en condiciones de emergencia. Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la empresa y contener información clave como el NIT, el nombre completo de la empresa y los datos de contacto. La carta debe ser remitida al correo electrónico oficial de la DIAN dedicado a este propósito, o en su defecto, enviada mediante radicación a los niveles centrales de la entidad. La comunicación no solo establece la situación, sino que también permite la autorización necesaria para realizar la facturación de contingencia en sin perder la vigencia legal de las operaciones.
Esta notificación es un paso fundamental, ya que sin ella, la emisión de facturas de contingencia podría ser considerada ilegal. La DIAN requiere que se demuestre una causa justificada para la interrupción del sistema, lo que exige que la empresa presente una justificación clara y detallada. Por ejemplo, si el fallo es debido a un corte de internet o un error técnico en la plataforma, se debe aclarar en la carta. La notificación no solo es un requisito formal, sino también una manera de demostrar que la empresa está comprometida con la transparencia y el cumplimiento de las normas fiscales. La DIAN considera esta fase crítica para el control de la actividad fiscal del país, por lo que su cumplimiento es indispensable.
La autorización de numeración y la asignación de prefijos
Una vez notificada la situación a la DIAN, la empresa debe obtener la autorización para usar un talonario o rango de numeración especial para facturas de contingencia. Esta autorización se obtiene mediante una resolución emitida por la DIAN que permite la asignación de prefijos o rangos de numeración específicos. Este proceso es fundamental, ya que asegura que las facturas de contingencia no se confundan con las emitidas bajo el sistema normal. Además, la DIAN exige que se asocien prefijos o rangos de numeración a los talonarios, lo que refuerza la identificación clara de cada documento emitido en estas condiciones.
El uso de un talonario autorizado evita la duplicación de numeración y garantiza que cada documento emitido tenga un número único. Este control numérico es una medida que facilita el seguimiento, la auditoría y el control de las operaciones en condiciones de emergencia. Es importante destacar que la asignación de los prefijos o rangos de numeración debe ser registrada y actualizada en la plataforma de facturación electrónica, como Siigo, para que la empresa pueda emitir las facturas de contingencia de manera ordenada. El sincronismo entre el talonario físico y la plataforma digital es una condición indispensable para garantizar la legalidad de los documentos emitidos en esta situación.
La emisión de las facturas de contingencia
Con la autorización de numeración y el prefijo asignado, las empresas pueden proceder a la emisión de las facturas de contingencia. Este es uno de los pasos más críticos, ya que la correcta emisión de estos documentos es fundamental para garantizar la legalidad de las operaciones. Para emitir las facturas de contingencia, se debe utilizar un medio alternativo que permita la generación de documentos electrónicos válidos. Aunque no se puede usar la plataforma principal autorizada por la DIAN, se deben seguir los mismos protocolos de validación, como la inclusión de datos del cliente, productos y servicios, impuestos aplicables y forma de pago.
La emisión de las facturas de contingencia debe ser realizada de manera manual o mediante sistemas alternativos, siempre que se mantenga el compromiso de la legalidad. Es importante garantizar que cada documento se genere con un número único y se guarde de forma segura, ya que la DIAN puede requerir su registro y verificación en el futuro. Además, se debe asegurar que estos documentos no sean modificados, anulados o borrados, ya que su validez depende de su integridad y correcta presentación. La emisión de las facturas de contingencia es, en gran medida, la consecuencia directa de la notificación y la autorización previas.
La transmisión del documento de transmisión electrónico tipo 03
Una vez que se han emitido las facturas de contingencia, la empresa debe cumplir con la obligación de transmitir los documentos mediante el sistema de transmisión electrónico tipo 03. Este es un paso fundamental para garantizar la recepción y el procesamiento de los documentos por parte de la DIAN, ya que la transmisión se convierte en una evidencia legal de la emisión. La transmisión debe realizarse dentro de un plazo de 48 horas tras superar el problema que provocó la necesidad de emitir facturas de contingencia.
La transmisión electrónica tipo 03 debe incluir los datos de los clientes, productos y servicios, impuestos aplicables y forma de pago. Estos datos deben ser actualizados y válidos, ya que la DIAN puede realizar auditorías en cualquier momento. Es recomendable que la empresa verifique los datos antes de transmitir, para evitar errores que puedan derivar en multas o problemas legales. La transmisión tipo 03 no solo es un requisito formal, sino también una garantía de que la empresa cumple con las normativas vigentes. Esta fase refuerza el compromiso de transparencia y cumplimiento de los principios de la facturación de contingencia en.
La validación y el registro de las facturas de contingencia
Una vez que el documento se haya transmitido correctamente, la DIAN realizará la validación de las facturas de contingencia. Este proceso se lleva a cabo para asegurar que los documentos cumplen con los estándares establecidos en el Estatuto Tributario y las normas de la Resolución 42 de 2020. La validación incluye la revisión de la información ingresada, el número de factura, los datos del cliente y los impuestos aplicables. La DIAN también verifica la autorización previa para emitir facturas de contingencia, lo que asegura que las empresas solo emitan documentos en situaciones justificadas.
Este proceso de validación es muy importante, ya que garantiza que las facturas de contingencia no se utilicen de manera arbitraria o con fines indecentes. Además, el registro de estos documentos en la plataforma de la DIAN facilita el acceso a los datos por parte de las autoridades fiscales, lo que refuerza la transparencia del sistema. La empresa debe esperar la confirmación de la DIAN sobre la validación de las facturas, ya que es un requisito previo para el uso de los documentos en el futuro. La validación es el paso final que asegura la legalidad y la aceptación de las facturas de contingencia como un medio válido de comprobación de la actividad económica.
Conclusión
